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Email Blacklist: Das kannst du dagegen tun
Einleitung
Das Hauptziel im E-Mail Marketing ist, dass alle Mails im Postfach der Abonnent:innen ankommen, geöffnet und gelesen werden sowie zum Kauf bei der Brand anregen. Doch was nützt die beste E-Mail Kampagne der Welt, wenn sie nicht bei den Empfänger:innen ankommt? Die Gründe dafür, warum E-Mails nicht bei den Abonnent:innen ankommen, können ganz verschieden sein. Das schlimmstmögliche Szenario besteht dann, wenn die eigene E-Mail-Adresse auf einer sogenannten Email Blacklist landet. Was es damit auf sich hat und was du tun kannst, um zu verhindern, dass deine Mail-Adresse auf einer Email Blacklist landet, erklären wir dir im folgenden Beitrag.
Aktuell: Der Begriff Blacklist steht zurzeit in der Kritik, da er ähnlich wie der Begriff “Schwarzfahren” eine potenzielle rassistische Konnotation aufweist. Alternative diskriminierungsfreie Begriffe zur Blacklist Email sind Blocklist, Denylist, Ablehnungsliste und Verweigerungsliste. Die Mailody GmbH positioniert sich als Unternehmen ganz klar gegen jegliche Formen von Diskriminierung und Rassismus.
Was ist eine Blacklist?
Bevor wir uns näher mit dem Thema Email Blacklist beschäftigen können, muss zunächst geklärt werden, was es genau mit dem Begriff der Mail Blacklist auf sich hat: Bei einer Mail Email Blacklist, zu Deutsch “schwarzen Liste” handelt es sich um eine Ansammlung verschiedener Daten, die als Spam eingestuft werden. Sobald E-Mail Versender:innen mit ihren E-Mails gegen bestimmte festgelegte Kriterien verstoßen, landen sie sowohl mit ihren E-Mail-Adressen als auch mit ihren Domainnamen und ihren IP-Adressen auf dieser Blacklist. Aus diesem Grund werden die E-Mails bestimmter Absenders folglich vom Email Client blockiert. Befindet sich eine E-Mail-Adresse auf der Email Blacklist, werden Nachrichten von dieser Adresse folglich nicht mehr an Empfänger:innen zugestellt. Durch diese Spam Blacklist wollen Email Clients wie G-Mail und Co. dafür sorgen, dass ihre User:innen besser vor unerwünschten Nachrichten geschützt werden. Für das E-Mail-Marketing, die jedoch keine Spam-Nachrichten versenden und trotzdem auf der Mail Blacklist landen, ist dies das schlimmste, was passieren kann.
Sobald sich die eigene Email-Adresse auf der Email Blacklist befindet, ist der Posteingang der Empfänger:innen folglich für alle Mails, die von dieser Adresse versendet werden versperrt. Es ist das absolute Albtraum-Szenario für E-Mail Marketers, wenn die E-Mails als Spam angesehen werden, obwohl sie inhaltlich weit davon entfernt sind. Zudem ist es extrem schwer, wieder von solch einer Email Blacklist herunterzukommen.
Warum kann es passieren, dass E-Mails grundlos auf einer Blacklist landen?
Da die verschiedenen Email Clients zum Teil strengen Algorithmen unterliegen, wird potenzieller Spam so schnell wie möglich identifiziert, sodass die betreffenden Nachrichten in kurzer Zeit auf der Email Blacklist landen. Wie kann es also passieren, dass deine E-Mails auf der Blacklist landen, obwohl es sich definitiv nicht um Spam handelt?
Erhöhung des Versandvolumens
Während spezieller Aktionszeiträume wie Weihnachten, Ostern und allen voran dem Black Friday werden in der Regel sehr viele E-Mails versendet. Sobald das Versandvolumen erhöht wird, landen mehr und mehr Unternehmen auf der Email Blacklist. Da die Unternehmen bestrebt sind, während dieser lukrativen Geschäftszeiten so viele Empfänger:innen wie möglich zu erreichen, setzen sie hier auf den Versand besonders vieler Mails. Diese plötzliche Steigerung des Volumens führt zu strengeren ISP-Spamfiltern der E-Mail Clients. Eine so starke Volumensteigerung von E Mails wird als sogenannte Spikes identifiziert, die in ihrem Verhalten ähnlich wie Spam-Mails angesehen werden. Als Konsequenz landen E-Mails folglich im Spamordner, manchmal werden sie sogar schon vorab vom System blockiert. Zudem kann es vorkommen, dass aufgrund dessen die Mails dauerhaft blockiert werden und diese somit auf der Email Blacklist landen. Generell streben G-Mail und Co. nach einem konsistenten und zeitlich gleichmäßigen Versand von E-Mail Kampagnen.
Erhöhung der Versandfrequenz ohne Ankündigung
Eine plötzliche Erhöhung der Versandfrequenz von Mails kann dazu führen, dass die Empfänger:innen negativ darauf reagieren, die Nachrichten als Spam melden und die Mail-Domain auf einer Email Blacklist landet. Erhöht sich die Versandfrequenz ohne eine Ankündigung, fühlen sich Abonnent:innen schnell belästigt und markieren die Nachrichten als Spam, oder melden sich direkt ab. Solltest du die Frequenz deiner Mails erhöhen wollen, bietet es sich an, diese eher langsam zu steigern oder zumindest vorher deine Abonnent:innen darüber zu informieren, damit die Öffnungs- und Klickraten nicht darunter leiden und dein Unternehmen nicht auf der Email Blacklist landet. Zudem könnte man auch die eigene E-Mail Liste segmentieren und darauf basierend die Frequenzen unterschiedlich aussteuern, um noch eine personalisiertere Erfahrung im Postfach zu schaffen.
Plötzlicher Versand an inaktive Empfänger:innen
Als inaktiv gelten Empfänger:innen von E-Mails, wenn sie seit einer gewissen Zeitspanne nicht mehr auf die Nachrichten reagieren, also keine Interaktion stattfindet. Im Rahmen einer Reaktivierungs-Kampagne, bei der diese Empfänger:innen zurückgewonnen werden sollen, werden diese Abonnent:innen nun wieder angeschrieben. Oftmals ist diese E-Mail-Adresse dann schon nicht mehr aktuell, wodurch sie automatisch zurückgesendet werden (Bounce), oder die Empfänger:innen markieren diese Nachrichten selbst als Spam. Dieses unerwartete Anschreiben führt auch dazu, dass die Nachrichten auf der URL Blacklist landen.
Versand an eine “Spam Trap Adresse”
Wie der Name schon vermuten lässt werden “Spam Trap Adressen” zur Identifikation von Spam Versendern genutzt. Diese Adressen sehen grundsätzlich wie normale E-Mail Adressen aus, allerdings gehören diese nicht einer realen Person und können nicht für eine Zweiwegkommunikation genutzt werden. Der einzige Weg diese zu bespielen ist, entweder E-Mail Adressen ohne Einwilligung zu bespielen oder keine Listenhygiene durchzuführen. Teilweiße werden alte E-Mail Adressen die nicht mehr von dem ursprünglichen Eigentümer verwendet werden in “Spam Trap Adressen” umgewandelt. Somit kann es passieren, dass sich diese Person ganz normal für den Newsletter registriert hat, allerdings lange inaktiv war. Es lohnt sich also regelmäßig um die eigene Listenhygiene zu kümmern, zu vermeiden auf einer Email Blacklist zu landen.
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Email Blacklist Check: Ist meine Email auf einer Blacklist?
Um zu wissen, ob und wo du möglicherweise auf einer Email Blacklist stehst, solltest du die Email Blacklist prüfen. Dies ist mit verschiedenen Tools möglich. Die Domain Blacklist zu prüfen, kann sinnvoll sein, um die Zustellung deiner Mails zu sichern. Die wichtigsten Tools zur Überprüfung deiner Domain hier im Überblick:
1. MXToolBox
2. spamhaus.org, blacklistalert.org und multirbl.valli.org zur Überprüfung der IP- und Domain
3. dnsbl.info, whatismyipaddress.com/blacklist-check und projecthoneypot.org zur Überprüfung der IP-Addressen
Gibt es nur wenige Domain Blacklist Einträge, sollte es keine Probleme mit der Zustellung deiner Mails geben. Erscheint jedoch deine Adresse auf vielen Email Blacklist Einträgen, solltest du entsprechend handeln. Daher haben wir 9 Tipps für dich vorbereitet, mit denen du vermeiden kannst, dass deine Domain auf einer Email Blacklist landet.
9 Tipps, um nicht auf der Email Blacklist zu landen
Damit dein Unternehmen gar nicht erst auf einer Email Blacklist landet, haben wir ein paar Tipps zusammengetragen, um die Mail Blacklist zu vermeiden
Hochwertiger Content
Sorge für einen kreativen Inhalt deiner Mails, um nicht auf der Email Blacklist zu landen. Durch Personalisierung deines Contents sorgst du für mehr Abwechslung. Damit die Empfänger:innen aktiv zum Handeln aufgefordert werden, hat sich ein Call-to-Action-Button (CTA) bewährt. Um das Engagement der Abonnent:innen zu steigern und höhere Klickraten zu erreichen, können Umfragen, Aktionen wie Gewinnspiele, Aufforderung zu einem Feedback oder der Verweis auf Social Media hilfreich sein. Generell ist eine natürliche Zweiwegkommunikation förderlich z.B. eine Antwort auf eine E-Mail oder das Markieren einer E-Mail als wichtig (in G-Mail z.B. mittels Stern Symbol)
Einrichtung von SPF und DKIM
Die Grundvoraussetzung, um der Email Blacklist vorzubeugen, ist eine gute Sender-Reputation, also eine hohe Anerkennung. Diese setzt sich zusammen aus IP, Content und Domain Reputation. Durch das korrekte Einrichten von SPF- (Sender Policity Framework) und DKIM-Protokollen erscheinst du als Absender legitim. Das Sender Policity Framework sorgt dafür, dass der Server des Versenders identifiziert wird, um so nicht als Spam angesehen zu werden. DKIM (Domain Keys Identified Mail) fügt deinen Mails eine Signatur hinzu, die für die Authentizität deiner Mails sorgt. Zudem sollte auch ein DMARC Record implementiert werden, um das Setup abzurunden.
Der richtige Absender-Name
Damit deine Empfänger:innen dich sofort identifizieren können, wenn sie deine Mails erhalten, ist der richtige Absender-Name ausschlaggebend. Private Mail-Adressen wie von Gmail, GMX und Co. wirken schnell unprofessionell, deshalb hat es sich in der Praxis bewährt, den Namen der Brand einzubauen, um nicht auf der Email Blacklist zu landen. Beispiele: name@brandname.com, shop@brandname.com, info@brandname.com, etc.
Verwende das DOI-Verfahren
Um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein, solltest du für die Anmeldung zum Newsletter auf das sogenannte DOI-Verfahren (Double-Opt-In) setzen. Hierbei erhalten die Kontakte nach der Anmeldung zum Newsletter eine Mail, mit der die Anmeldung noch einmal manuell bestätigt werden muss. Zudem sollte jeder Newsletter einen gut platzierten Abmelde-Link erhalten, um der Email Blacklist zu entgehen.
Kaufe keine E-Mail-Adressen
Gekaufte E-Mail-Listen sind wahre Spam-Fallen. Daher solltest du unbedingt darauf verzichten, deine Kontaktliste durch den Kauf von Adressen zu erweitern, um nicht auf der Email Blacklist zu landen. Durch Pop-Ups kannst du deine Liste an Kontakten vergrößern, ohne deine Seriosität einzubüßen. Solltest du trotzdem externe Adressen zukaufen, empfiehlt es sich z.B. einen Kampagnen Versand zu buchen und die E-Mail dann über das E-Mail Tool des Verkäufers zu versenden. Dabei solltest du allerdings darauf achten, dass du nicht 1:1 dein E-Mail Template verwendest, da es sonst unter Umständen auf deine Brand zurück geführt werden kann.
Erstellung eines IP-Warm-up Plans
Willst du das Sendevolumen deiner Mails erhöhen, solltest du schrittweise vorgehen, um nicht als Spam eingestuft zu werden und nicht auf der Email Blacklist zu landen. Mit einem IP-Warm-up kann bei einer Dedicated IP-Adresse die Anzahl an Mails langsam erhöht werden. Der Idealfall sieht vor, dass das Sendevolumen von einem auf den anderen Tag nicht um mehr als 20 % ansteigt. Dies macht vor allem vor einem Aktionszeitraum Sinn, wenn du einen höheren Email-Versand planst.
Regelmäßiges Cleaning deiner Liste
Ordnung zu halten, ist auch bei deiner Kontaktliste unabdingbar. Nachdem du inaktiven Abonnent:innen mehrfach die Chance zur Reaktivierung gibst, aber keine Reaktion erhältst, kannst du die inaktiven Kontakte aus deiner Liste löschen. Eine cleane Liste sorgt für eine bessere Performance der Mails, reduziert Spam-Reports und verhindert das Abrutschen auf die Email Blacklist.
Vermeidung von Triggern
Es gibt bestimmte Trigger-Wörter und Symbole, die von den Email Clients als Spam eingestuft werden. Daher sollten diese sowohl in der Betreffzeile als auch im Text vermieden werden. Verzichte daher auf übertriebene Groß- und Kleinschreibung, mehrere Satzzeichen hintereinander und bestimmte Trigger-Wörter (Cash, Casino, umsonst etc.), um der Email Blacklist zu entgehen.
Segmentierung der Mails
Jede Kampagne an alle Kontakte aus deiner Liste zu senden, ist nicht unbedingt zielführend. Bestimmte Kampagnen an eine ausgewählte Zielgruppe zu senden, also eine Segmentierung der Mails vorzunehmen, hilft dabei, dass deine Nachrichten bei den Personen ankommen, die sie auch lesen sollen. So läufst du weniger Gefahr auf einer Email Blacklist zu landen.
Fazit
Durch das Einhalten unserer Tipps kannst du es leicht vermeiden, auf einer Email Blacklist zu landen. Achte auf eine qualitativ hochwertige Liste und denke regelmäßig daran, diese zu bereinigen sowie auf einen abwechslungsreichen Inhalt deiner Mails zu achten. So kannst du eine gute Sender-Reputation erreichen und die Problematik von Spam und Mail Blacklist umgehen. Für den Fall, dass du tatsächlich auf einer Email Blacklist landest, kann es helfen, schnellstmöglich den Anbieter dieser Mail Blacklist zu kontaktieren, damit er deine E-Mail-Domain wieder entfernt. Halte dich dann zukünftig an unsere Best-Practices, damit du nie wieder auf einer Email Blacklist landest.
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