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Massenmails erfolgreich erstellen und versenden
Einleitung
So viele Menschen wie möglich erreichen per E-Mail Massenversand – ein Hauptkriterium, wenn es darum geht E-Mails zu versenden. Diese Serienmails können direkt aus dem eigenen E-Mail Programm versendet werden, z. B. um alle Kolleg:innen über eine bevorstehende Weihnachtsfeier zu informieren oder alle Freunde zur nächsten Geburtstagsfeier einzuladen. Sobald aber Mails im Marketing Umfeld versendet werden empfiehlt es sich den Prozess zu professionalisieren und mit einem E-Mail Tool zu arbeiten. Massenmails versenden ist jedoch neben den vielen Möglichkeiten auch mit Risiken verbunden, wie etwa dem Einbrechen deiner Reputation, wodurch es zu einer schlechten Zustellbarkeit deiner Mails kommen kann. Im heutigen Artikel verraten wir dir, was du beim Versenden von Massen E Mails beachten musst, damit deine Serienmails nicht im Spamordner deiner Empfänger:innen landen und dir bei deiner Umsatzsteigerung helfen. Zudem geben wir dir Tipps dafür, welches Programm zum Versenden von Massenmails sich für dich am besten eignet.
Definition: Was sind Massenmails
Bei einer Serienmail handelt es sich um einen E Mail Massenversand an viele verschiedene Empfänger:innen zur gleichen Zeit. Diese Mails werden mitunter auch als Bulk E Mails bezeichnet und enthalten im Marketing Umfeld oftmals verschiedene (saisonale) Angebote oder auch den Launch neuer Produkte. Um diese Informationen an möglichst viele Menschen zeitgleich auszuspielen, entscheiden sich Unternehmen dazu Massenmails zu versenden, in denen diese Punkte mit den potenziellen Kund:innen kommuniziert werden.
Problematisch wird es, wenn Empfänger:innen Massen E Mails ohne Aufforderung erhalten. Oftmals werden solche Massen E Mails dann als Spam eingestuft, worunter deine Sender Reputation leiden kann. Daher empfiehlt es sich an dieser Stelle unbedingt über eine dedicated IP-Adresse zu versenden, die nicht mit anderen Sendern geteilt wird. Hierdurch ist deine Sender Reputation vor dem Versenden von Massen Mails noch neutral, was die Spam Einstufung verringern kann.
Nötige Voraussetzung, um Massenmails versenden zu können ist das passende Email Tool, das ein hohes Versandvolumen gewährleisten kann. Massenmails versenden kostenlos? Kein Problem mit den meisten gängigen Software-Tools (zu Beginn kostenfrei und mit steigenden E-Mail Profilen steigen auch die Kosten). Im nächsten Abschnitt erklären wir dir, welche Vorteile das passende Tool zum Versenden von Serienmails mit sich bringt.
Newsletter Versand – Was sind die Vorteile von einem Tool
Du willst in Zukunft Serienmails versenden? Dann solltest du auf das richtige Tool beim Newsletter Versand achten. Wir zeigen dir, welche Vorteile das richtige Tool beim Newsletter verschicken bereithält, damit du beim Massenmails Versenden keine Risiken eingehst.
Zustellrate
Beim Massenmails Versenden an viele externe Mailadressen kann es schnell dazu kommen, dass deine Zustellrate abnimmt. Alle Mails von deiner Adresse können als Spam eingestuft werden, was dazu führen kann, dass zukünftig keine deiner Serienmails mehr bei deinen Empfänger:innen ankommt und deine Reputation als Versender stark darunter leidet. Mitunter kann sogar deine Mailadresse auf einer Blockliste landen, von der du nur schwer wieder herunterkommst.
Im schlimmsten Fall kann es auch dazu kommen, dass deine Mails von bestimmten E-Mail Providern komplett geblockt werden und die Inhalte deiner Newsletter als unangemessen eingestuft werden.
Anmelde und Abmeldefunktion (Stichwort Double Opt in + Abmeldelink)
Damit deine Abonnent:innen beim Newsletter Versand sicher vor unerwünschter Werbung sind, kann ein Double Opt In mit Abmeldelink bei der Anmeldung zum Newsletter Abhilfe schaffen. Dein passendes Email-Tool hilft dir mit einer sicheren An- und Abmeldefunktion und einer zweistufigen Bestätigung. Das sogenannte Double-Opt-In Verfahren soll sicherstellen, dass der Erhalt von Werbemails vonseiten deiner Empfänger:innen erwünscht ist. Hierbei trägt die interessierte Person die eigene Mail-Adresse in ein Formular auf deiner Website ein, das zur Newsletter Anmeldung dient. In einem zweiten Schritt erhält die Person eine Mail, bei der sie dann mit einem Klick ihre Anmeldung zum Newsletter bestätigt. Erst nach dieser Anmeldung wird die Mail-Adresse der Person in deinen Verteiler aufgenommen, an die du dann anschließend eine Massenmail verschicken kannst. Zusätzlich sollte trotzdem jeder deiner Newsletter, egal ob Massenmail oder nicht, einen Abmeldelink enthalten, damit sich die Empfänger:innen jederzeit wieder von deinem Newsletter abmelden können. Dies trägt erheblich zum Massenmails Versenden ohne Spam bei.
Tracking deiner Ergebnisse
Die Auswertung deiner Newsletter ist für dein Email-Marketing besonders wichtig. Bietet dein verwendetes Software-Tool ein Email Tracking in Echtzeit an, wirst du sofort darüber informiert, falls etwas beim Massen Mail Versenden schiefläuft. Je größer die Masse an Mails ist, die du versendest, desto wichtiger ist das Tracking deiner Ergebnisse in Echtzeit. Hierbei ist es besonders wichtig für deine Auswertung, dass dein verwendetes Tool folgende Email Kennzahlen aufzeigen kann: Wie viele Serienmails wurden versendet? Wie viele und welche der Massen E Mails wurden zugestellt? Welche Serienmail ist von Bounce, Spam-Markierungen oder gar von Blockierungen betroffen?
Möglichkeit von Automations z.B. Newsletter Anmeldung und Geburtstagsmails
Das Newsletter-Versenden-Tool deiner Wahl sollte dir unbedingt die Möglichkeit dazu bieten, Automations zu erstellen, die versendet werden, nachdem sich deine Empfänger:innen zum Newsletter angemeldet haben. Diese begleiten deine Kundinnen auf ihrer Customer Journey und sorgen für eine bessere Kundenbindung. Haben sich deine Kund:innen mit ihrem Geburtsdatum zum Newsletter angemeldet, sollte dein Software-Tool dazu in der Lage sein, eine automatische Geburstagsmail versenden zu können. All dies verstärkt zudem die Beziehung zwischen deinen Kund:innen und deinem Shop.
Gängige Programme für das Versenden von Massenmails sind Klaviyo, Mailchimp und Emarsys, aber auch Ionos, Outlook und Thunderbird.
Massenmails versenden für E-Commerce Unternehmen
In der Regel sollte zunächst eine Verbindung zwischen dem verwendeten Shopsystem und dem verwendeten E-Mail Tool hergestellt werden, ehe du Massenmails versenden kannst. So kannst du verstehen, welche Aktionen deine Kunden durchgeführt haben und entsprechend personalisierte Mails versenden, in denen die Customer Journey deiner Kund:innen mit Automations begleitet wird.
Grundsätzlich werden drei Arten von E-Mail Marketing Kampagnen beim Massenmails Versenden verwendet. Mittels sogenannter Promotional-Mails werden deine Abonnent:innen über die neuesten Produkte in deinem Shop informiert. Diese Mails werden manuell erstellt und eignen sich auch, um bestimmte Rabatte mit einem ausgewählten Kreis von Kund:innen zu teilen, oder saisonale Angebote zu kommunizieren. Transaktionale Mails hingegen sind funktionale Mails, die aufgrund einer bestimmten Transaktion der Kund:innen im Shop versendet werden. Dabei kann es sich entweder um eine Bestellbestätigung, Abonnent-Bestätigung, Versandinformationen oder Kundenzufriedenheits-Mails nach Umfragen handeln. Diese transaktionalen Mails können übrigens direkt von einer belieben E-Commerce Plattform wie beispielsweise Shopify versendet werden.
Bei der dritten Kategorie von Mailarten, die du als Massenmails versenden kannst, handelt es sich um Lifecycle Mails. Diese automatisierten Mails werden aufgrund einer Aktion der Kund:innen im Shop ausgelöst und sind immer davon abhängig, wo sich die Käufer:innen gerade auf ihrer Customer Journey befinden. Hierbei erhalten sie beispielsweise eine Willkommens-Strecke, Winback-Serie oder verschiedene Up- oder Cross Selling Mails. Auch Browse Abandonment oder Abandoned Cart Flows zählen zu den Lifecycle Mails. Durch diese Kommunikation kannst du Kund:innen in jedem Stadium ihres Einkaufs erreichen.
Beim Massenmails Versenden bietet es sich an, auf alle diese drei Arten zurückzugreifen. So läufst du weniger Gefahr deine Abonnent:innen mit eintönigen Nachrichten zu langweilen. Durch das Personalisieren deiner Mails erreichst du im besten Fall, dass sich deine Zielgruppen noch besser angesprochen fühlen und so ihr Kauferlebnis als noch positiver wahrnehmen, was wiederum die Wahrscheinlichkeit eines weiteren Kaufs immens steigert. Auch hat es sich im Hinblick auf transaktionale Mails bewährt, das Design und die Tonality deiner Website beizubehalten. Wichtig ist natürlich auch, die Massenmails am Ende auszuwerten, damit du einen Überblick darüber bekommst, welche Inhalte bei deinen Abonennt:innen besonders gut ankommen. Durch Kundenbefragungen mittels Umfragen erhältst du noch mehr Input, um deine Inhalte an deine Leser:innen anzupassen.
Durch die Analyse der Ergebnisse kannst du deine Kund:innen in Zukunft dann noch besser mit dem passenden Content zu deiner Brand versorgen. Mittels A/B Testing kannst du deine Kampagnen zudem weiterhin optimieren. Dazu haben wir bereits einen ausführlichen Blogbeitrag verfasst, in dem du alles Wissenswerte zum Thema erfährst.
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Zusammenfassung: Massen E-Mails versenden
Wie kannst du also Massenmails versenden, ohne Beschwerden über Spam oder Blocklisting auszulösen? Hierbei ist vor allem der richtige Moment ausschlaggebend. Es reicht nicht aus, eine E-Mail Software auszuwählen und sofort mit dem Massenmails Versenden loszulegen. Mittels einer Dedicated IP-Adresse und der Wahl des richtigen Zeitpunkts, kannst du Massenmails versenden, die auch ankommen und gelesen werden. Das Volumen deiner versendeten Mails sollte dabei aber nur schrittweise erhöht werden, um der Gefahr von Spam zu entkommen. Zudem solltest du beim Massenmails Versenden Anbieter wählen, die eine gute Zustellbarkeit der Mails gewährleisten können.
Und wann genau ist der perfekte Zeitpunkt zum Massenmails Versenden?
Auch hier gilt es sich zu fragen, wann die Empfänger:innen am ehesten offen für Werbemails sind. Sowohl unter der Woche vor Arbeitsbeginn und nach Arbeitsende als auch generell am Wochenende sind die meisten Menschen am ehesten zu erreichen. Versende deine Serienmail aber nur an Personen, die dem Versand des Newsletters auch tatsächlich zugestimmt haben und verzichte generell auf gekaufte Adresslisten.
Wir wünschen dir viel Erfolg bei deinen Newslettern. Mit unseren Tipps sollte dem Massenmails Versenden nichts mehr im Wege stehen.
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